Hvað er Google Apps og hvernig gæti það gagnast mínu fyrirtæki?

Google apps er kerfi frá Google sem ætlað er fyrirtækjum og stofnunum. Það er pósthús, skjalageymsla, dagatal, innranetssíður, rauntímaspjall milli starfsmanna o.fl. Stærsti kosturinn er sá að öll gögn eru geymd á vefþjónum Google og keyrð þaðan. Þ.a.l. er þitt fyrirtæki laust við að bera þann viðhaldskostnað sem fylgir því að reka eigin póstþjón sem dæmi.

Hverjir eru stærstu kostirnir?

Starfsmenn hafa aðgang að póstinum sínum hvar sem er og í hvaða tölvu sem er, og þá erum við ekki bara að tala um skeyti sem send eða tekið hefur verið á móti síðasta árið heldur mörg ár aftur í tímann. Öll skeyti á sama stað.
Fyrirtæki geta sparað sér stórar upphæðir á því að færa sig frá Microsoft Outlook og Exchange yfir í Google apps. Þegar Google apps leiðin er farin eru öll gögn hýst hjá Google og þeir sjá um allt viðhald og allar uppfærslur á vél- og hugbúnaði.

Starfsmenn geta spjallað í rauntíma sem er frábært fyrir ýmis smáskilaboð eða til að spyrja einfaldra spurninga. Hægt er að stýra því hvort starfsmenn geta spjallað við aðila utan vinnustaðarins eða eingöngu innan hans.

Hægt er að deila dagatölum á milli ef menn kjósa það. Sem dæmi gæti yfirmaður viljað að sá starfsmaður sem tekur við símtölum geti séð hver staðan er í dagatalinu hans.

Hægt er að stofna sér dagatal fyrir t.d. fundarherbergi og deila því með öllum starfsmönnum, svo bóka menn herbergið í dagatalið og allir sjá að það er upptekið á þeim tiltekna tíma.

Einnig er hægt að vinna saman í Excel og Word skjölum í kerfinu.

Hvernig er með flokkun og leit í pósthólfinu?

Leitin er frábær, þú slærð inn leitarorð og færð niðurstöðu 1-2 sekúndum síðar. Flokkunin er góð líka og útfærð á skemmtilegan hátt.

Þarf ég miðlara (server) til að nota Google Apps?

Nei. Þú notast við miðlara Google og ert því laus við allan viðhaldskostnað og uppfærslur. Þú þarft ekki að kaupa neinn vélbúnað. Eina sem þú þarft er nettenging. Uppfærslur koma svo sjálfkrafa inn og þú ert látinnn vita með tölvupósti sem inniheldur útskýringar á hvað hver uppfærsla gerir fyrir þig.

Ef tenging við internetið bilar, kemst ég þá ekki í póstinn minn?

Jú, að því gefnu að þú hafir virkjað möguleikann “Offline access” þá kemstu í póstinn þinn þó svo að nettenging sé óvirk.

Get ég haldið áfram að nota Outlook þó ég flytji fyrirtækið yfir í Google Apps?

Já það er hægt,.. en eftir að hafa séð, prófað og fengið stutta kennslu á viðmótið í Google apps kjósa flestir að sleppa Outlook og notast við Gmail vefviðmótið.

En eins og fyrr segir er lítið mál að samstilla Outlook við Google Apps með þar til gerðu forriti frá Google.

Hvað með ruslpóst, er hann síaður frá?

Google apps er óumdeilanlega með sterkustu ruslpóstsíu sem völ er á í heiminum í dag. Samkvæmt reynslu okkar hjá TACTICA getum við lauslega reiknað með því að fá u.þ.b. 3-4 ruslskeyti á ári.

Hvað með snjallsímann og spjaldtölvuna, get ég skoðað gögnin mín í þeim græjum?

Já, í boði er þægilegt viðmót fyrir öll snjalltæki. Þar getur þú skoðað ALLAN póstinn þinn, ekki bara nýlegan póst og einnig skoðað og unnið í öðrum gögnum, svo sem Word, Excel og PowerPoint o.fl.

Hvað er hvert pósthólf stórt? Hvað hef ég mikið pláss?

Hver starfsmaður fær pósthólf sem er 30GB! Slíkt pósthólf tekur mörg ár að fylla og hægt er að kaupa meira pláss ef þörf er á.

Fyrirtækið okkar er með Exhcange server, afhverju ættum við að færa okkur í Google apps?

Ef þú vilt stórlækka allan kostnað varðandi vélbúnaðarkaup, leyfakaup, viðhald og öryggisafritun þá er Google apps það sem þú leitar að. Allar uppfærslur eru innifaldar í árgjaldinu og koma sjálfkrafa inn. Þú þarft í versta falli að ýta á F5 takkann á lyklaborðinu til að endurhlaða vafrann 🙂

Hvernig fyrirtæki eru að nota Google Apps, stórfyrirtæki eða smáfyrirtæki?

Fyrirtæki og stofnanir af öllum stærðum og gerðum eru að nota kerfið. Yfir 4 milljónir fyrirtækja út um allan heim hafa tekið Google apps í notkun. Sama verð er fyrir alla, fer eingöngu eftir notendafjölda.